Coordonnateur·trice administratif·tive et opérations

Nous recherchons un.e Coordonnateur·trice administratif·ve et opérations responsable des opérations quotidiennes du bureau et de l’amélioration continue de nos processus internes. Vous serez la personne-ressource pour assurer un environnement de travail efficace, accueillant et bien organisé, soutien aux employés, coordination des fournisseurs, gestion administrative et optimisation des services.

Conditions de travail

•  Sur place, 5 jours/semaine
  
• Horaire de 35 heures/semaine

Responsabilités

• Mettre en place, revoir et améliorer les procédures administratives.
• Gérer les formations UFC et les renouvellements de permis (AMF).
• Coordonner les services de bureau : espaces, aménagements, inventaires, équipements, entretien et réparations.
• Participer à la préparation du budget et assurer un suivi rigoureux des dépenses et de l’inventaire.
• Gérer les commandes (fournitures, articles promotionnels, cafés/thés, items pour les espaces communs etc.).
• Assurer le suivi des contrats, renouvellements et relations fournisseurs.
• Accueillir les visiteurs et gérer les appels entrants.
• Gérer les boîtes courriel (réception et fournisseurs).
• Traiter le courrier et assurer la numérisation/archivage des documents.
• Planifier et coordonner les événements internes (activités d’équipe, 5@7, programmes d’accueil, Town Halls, etc.).
• Contribuer à l’organisation d’événements corporatifs (tournois, activités sportives, foires).
• Assurer la logistique des déplacements.
• Contribuer activement à une expérience employé positive et engageante.
• Superviser les contrats d’entretien et d’équipement.
• Coordonner les réparations, l’entretien du bâtiment et la gestion des espaces communs. (3 emplacements)
• Gérer les espaces d’archivage et les entrepôts.
• Gérer la plateforme interne Zoho Connect et les écrans de communication.
• Offrir un soutien logistique aux projets internes (Marketing, RH, Innovation & Technologie, Opérations).

Profil recherché

• Diplôme postsecondaire en administration, gestion de bureau ou domaine connexe (expérience en assurance de dommages : un atout).
• Minimum 5 années d’expérience en coordination administrative ou de bureau.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Excellentes habiletés interpersonnelles et sens de la collaboration.
• Sens de l’organisation, autonomie, proactivité et gestion efficace des priorités.
• Capacité à travailler sous pression dans un environnement dynamique.
• Maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).Connaissance de Canva (un atout).