Secrétaire-réceptionniste
La municipalité de Villeroy est actuellement à la recherche de candidatures pour combler le poste de secrétaire réceptionniste
Caractéristiques du poste
Ce poste est sous la supervision de la directrice générale / greffière-trésorière de la municipalité.
Il s’agit d’un poste à temps partiel à 25 heures hebdomadaires. Salaire horaire entre 20$ et 26$ selon l’expérience du candidat.
La présente description des tâches et responsabilités vise à procurer une vue d’ensemble du poste et n’est ni limitative ni restrictive.
L’entrée en fonction est prévue à partir du début du mois de février.
Principales tâches et responsabilités
Pour le volet réception
Recevoir et transmettre les communications téléphoniques;
Accueillir et diriger les visiteurs;
Traiter le courrier, les courriels et télécopies (ouvrir, trier, distribuer et envoyer);
Répondre aux diverses demandes d’information pour les organismes externes et les citoyens.
Pour le volet administratif
Procéder à la photocopie, à la numérisation et à la télécopie des documents;
Effectuer la réservation et la signature de contrats de location des salles municipales ainsi que coordonner le calendrier de disponibilité avec les employés municipaux;
Corriger, mettre en page et coordonner diverses communications (lettres, mémos, invitations, documents, textes, avis publics, bulletins municipaux, ordres du jour et procès-verbaux, etc.);
Effectuer des recherches, compiler des données et préparer des documents qui seront utilisés par les comités et le conseil municipal;
Assurer un support administratif à la gestion des appels d’offres;
Assurer le soutien et le dépannage informatique et téléphonique de première ligne (réseau, imprimantes, logiciel, etc.).
Gérer les communications : Réviser et diffuser la promotion des activités de la municipalité en maintenant à jour l’information sur les plateformes de communication; telles la page Facebook, le site internet, le panneau électronique et le journal de la municipalité;
Assumer des responsabilités liées aux différentes affaires administratives et cléricales des opérations courantes ;
Fournis un support à la direction dans la réalisation de différents mandats qui lui sont confiés.
Exigences et qualifications
Posséder un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou en administration ;
Posséder une formation en administration ou en secrétariat (ou expérience équivalente) ;
Une à deux (2) années d’expérience dans le milieu municipal un atout ;
Excellente connaissance de la langue française, du traitement de textes, des logiciels de bureautique et des médias d’information.
- Français parlé et écrit - Élevé
- Diplôme d’études secondaires (DES)
- Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat