Adjoint administratif/adjointe administrative de bureau
Le Centre d'action bénévole du Contrefort (CABC) travaille auprès de clientèles vulnérables, majoritairement des aînés isolés socialement. Avec notre service Aînés-nous à vous aider!, le CABC est devenu un leader provincial en termes de déploiement de travailleurs de milieu. Avec la collaboration de bénévoles-vigiles, nos travailleurs de milieu vont à la rencontre de concitoyens aînés afin de les soutenir et de les guider à travers diverses situations qui les touchent. De plus, nous assurons des transports bénévoles auprès de personnes dans le besoin qui n’ont aucune autre ressource ou encore sont dans l’incapacité de débourser pour un transport traditionnel. Nous leur permettons de se déplacer à leurs rendez-vous médicaux, jusqu’au service d’aide alimentaire et, plus spécialement cette année, vers les centres de vaccination. Dans le même ordre d'idées, notre service de soutien à domicile permet, un appel à la fois, de briser l’isolement et de permettre un contact humain à certains usagers qui, sans ce service, n'auraient possiblement pas eu d’autre contact dans leur journée. Avec la précieuse aide de nos intervenants professionnels et bénévoles, notre organisation fait une différence concrète dans la qualité de vie de sa clientèle
PRINCIPALES FONCTIONS
- Opérations courantes pour la direction générale
- Récupérer le courrier postal et le faire la distribution aux personnes concernées.
- Assurer le suivi de la boîte courriel et redistribuer les informations pertinentes.
- Rédiger, corriger, mettre en page et envoyer divers documents.
- Procéder à l’achat, gérer une réserve de la papeterie et fourniture de bureau.
- Assurer le suivi des renouvellements de nos membership avec nos partenaires.
- Préparer et organiser les réunions de l’équipe et du conseil d’administration.
- Assurer la rédaction et la conformité du suivi de l’équipe permanente et contribuer à la réalisation du rapport d’activité annuel.
- Gérer l’archivage et le suivi des inventaires.
- Autofinancement
- Assurer le soutien administratif du comité d’autofinancement.
- Veiller au respect des échéances des activités de financement.
- Prendre en charge certaines tâches clés pour garantir le succès des événements.
- Gérer la petite caisse lors des activités d’autofinancement.
- Rédiger et envoyer les lettres de demande de soutien et de remerciements.
- Mettre en œuvre le plan de visibilité des dons et commandites.
- Veiller au maintien du lien avec les donateurs et commanditaires.
- Créer divers documents de suivis pour le comité.
- Soutien à l’équipe permanente
- Administrer et répondre aux questions sur les systèmes de téléphonie (IP et cellulaires) et les équipements informatiques.
- Apporter les modifications de la ligne centrale des travailleurs de milieu
- Offrir un soutien administratif en matière de correction et mise en page de documents.
- Gestion d’une équipe de bénévoles à la réception
- Planifier le besoin et voir au recrutement et la sélection des bénévoles.
- Superviser une équipe de 2 à 3 bénévoles.
- Distribuer les tâches et assurer la qualité du travail réalisé.
- Accueille et soutenir la personne bénévole dans la réalisation de ses tâches.
- L’entretien du bâtiment.
- Superviser les contrats de service : service technique informatique, l’entretien ménager, déneigement, imprimante et système de sécurité.
- Vieillir à l’entretien des lieux quotidiennement, prendre les mesures demandées en cas de bris.
- Coordonner les tâches partagées entre les membres de l’équipe.
- Mettre à disposition le matériel nécessaire à l’équipe (matériel d’entretien et sanitaire).
- Veiller au rangement et l’ordre dans le sous-sol.
- Français parlé et écrit - Élevé
- Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat
- Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Comptabilité
- Attestations d'études professionnelles (AEP), Administration, commerce et informatique - Service à la clientèle
- Attestation de spécialisation professionnelle (ASP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat
- Attestations d'études professionnelles (AEP), Administration, commerce et informatique - Soutien administratif dans le secteur de la santé et des services sociaux
- Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique
- Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Coordination du travail de bureau
- Capacité à contrôler, à entretenir et à réparer de l'équipement ou des systèmes
- Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles
- Sens de l’initiative