Adjoint administratif/adjointe administrative à l'immobilier
Télétravail | Temps partiel (20 h/semaine) | Flexible | Possibilité d’évolution
Durant les 2 à 3 premiers mois : prévoir 1 à 2 journées au bureau par mois afin de faciliter l’intégration
À long terme : présence en personne occasionnelle seulement, non hebdomadaire
Disponibilités requises :
Lundi, mardi et vendredi (environ 5 heures par jour)
4e journée de travail : flexible (semaine ou fin de semaine, au choix)
Possibilité d’évoluer vers un poste à temps plein, selon l’intérêt et la croissance de l’entreprise
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Coordonner les transactions immobilières de l’acceptation de l’offre jusqu’à la clôture
S’assurer que toute la documentation, les échéances et les exigences de conformité sont respectées
Communiquer avec les clients, prêteurs, notaires et autres partenaires de transaction
Suivre les échéanciers, anticiper les prochaines étapes et effectuer les suivis requis
Maintenir des dossiers de transaction précis et à jour
Veiller à ce que tous les dossiers respectent les exigences réglementaires et celles de la courtière ou du
courtier
- CRM immobilier, inscriptions et soutien au marché
Maintenir des dossiers et rapports de transaction exacts
Mettre à jour et gérer les systèmes CRM (clients et transactions)
Soutenir la coordination des inscriptions, la gestion des dossiers et la préparation des clôtures
Soutenir les inscriptions immobilières et leurs mises à jour
Aider à la préparation des CMA (analyses comparatives de marché) et des évaluations de propriétés
- Logiciels et systèmes immobiliers
Travailler avec des plateformes immobilières telles que GEDS, eZmax, Matrix, Instanet, Authentisign,
Centris et divers systèmes CRM, Trello et des outils de communication (ex. Slack)
S’adapter rapidement aux nouvelles technologies immobilières et aux outils intégrant l’IA
Formation et accompagnement offerts sur l’ensemble de ces outils.
- Soutien léger en marketing
Coordonner la planification et la publication de contenus sur les médias sociaux
Aucune création de contenu requise - l’accent est mis sur la constance et l’exécution
Compétences et qualités essentielles
Excellentes habiletés organisationnelles et capacité à anticiper les besoins
Très grande attention aux détails et à l’exactitude de la documentation
Capacité à travailler de façon autonome avec peu de supervision et un bon jugement
À l’aise avec les outils numériques, l’automatisation et les flux de travail appuyés par l’IA
Maîtrise des systèmes CRM et des logiciels transactionnels
À l’aise avec la communication écrite (messages texte, plateformes numériques) tout au long de la
journée
À l’aise avec les chiffres et les calculs financiers
Souci réel du service à la clientèle et de l’excellence professionnelle
Atouts
Expérience préalable en transactions immobilières et en conformité
Maîtrise de GEDS (Gestion Électronique de Documents)
Expérience en immobilier, financement, services bancaires, notariat, milieu juridique ou autre
environnement réglementé
- Français parlé et écrit - Moyen
- Anglais parlé et écrit - Moyen
- Sens de l’initiative
- Capacité de jugement et facilité à prendre des décisions
