Secrétaire à la réception

Description de l'entreprise

Centre de santé multidisciplinaire

Description de l’offre d’emploi

Rôle principal: Assurer l’accueil des patients, la gestion des rendez‑vous et le soutien administratif pour garantir le bon fonctionnement de la clinique chiropratique.

Accueil et service à la clientèle

• Accueillir les patients avec professionnalisme.

Gestion des rendez‑vous et de la logistique

• Planifier, modifier et annuler les rendez-vous via le logiciel de rendez-vous.
• Effectuer les rappels de rendez-vous pour assurer la continuité des soins.
• Maintenir l'ordre de la zone d'accueil.

Administration

• Effectuer la facturation, gérer les paiements et assurer la conciliation de caisse.
• Saisir et archiver les dossiers patients, factures et remboursements dans le respect de la confidentialité et des normes de protection des renseignements personnels.
• Remettre les reçus aux patients pour leurs remboursements d'assurance, effectuer les réclamations CNESST.

Communication et soutien administratif

• Répondre aux appels, filtrer les communications et transmettre les messages aux chiropraticiens et professionnels concernés.
• Informer les patients des horaires, fermetures et consignes.
• Assurer le secrétariat général : classement, formulaires, mise à jour des listes de patients et commandes de fournitures.

Environnement de travail et collaboration

• Maintenir la propreté et l'ordre des espaces. 
• Collaborer avec l'équipe pour assurer le bon fonctionnement de la clinique.
• Respecter les politiques internes de la clinique (confidentialité, hygiène, sécurité, horaires).
• Effectuer toute autre tâche connexe à la demande du supérieur immédiat.

Atouts et compétences recherchées

Nous encourageons toute personne intéressée à postuler, même sans l'ensemble des qualifications mentionnées.

• Formation en secrétariat, bureautique ou administration (DEP ou DEC) est un atout. 
• Expérience en secrétariat-réception, en milieu clinique ou service à la clientèle est un atout.
• Connaissance de base de la facturation et de la gestion de dossiers patients est un atout.
• Maîtrise du français oral et écrit requise ; la connaissance de l'anglais est un atout.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) ; formation offerte sur place pour le logiciel de gestion de la clinique.

Relations interpersonnelles/service à la clientèle 

• Sens de l'accueil, de la courtoisie et de l'écoute.
• Capacité à accueillir les patients avec empathie/professionnalisme.

Organisation/rigueur 

• Forte capacité d'organisation, de gestion du temps et de priorisation des tâches.
• Précision dans la saisie de données, la facturation et la gestion des rendez-vous.

Conditions de travail: Salaire concurrentiel établi selon l’expérience. Statut de l’emploi : poste régulier à l’année. Horaire de travail : entre 30-33 heures par semaine (à discuter), selon les heures d’ouverture du lundi au vendredi de la clinique.  Être disponible un soir par semaine (mardi ou jeudi). Soins chiropratiques gratuits à l’employé(e), à son(sa) conjoint(e) et à ses enfants à charge.

Langues

• Français parlé - Élevé
• Français écrit - Moyen
• Anglais parlé - Moyen
• Anglais écrit - Faible

Formations

• Diplôme d’études secondaires (DES)
• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat
• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique
• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration

ExpérienceUn atoutTravailleuses et travailleurs expérimentésCette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)