Adjoint ou adjointe administrative

La Conférence régionale des préfets du SLSJ est un organisme de planification et de concertation en matière de développement régional. Elle agit au nom de ses membres, les MRC du Saguenay–Lac-Saint-Jean, afin de faire rayonner la vision et le plan de développement de sa communauté.

Sous la responsabilité du directeur général, l’adjoint(e) administrative est responsable de soutenir la direction générale et les responsables de services, au besoin, dans l’exécution de leurs tâches. Elle assure le traitement du courrier, la production des documents à l’intention des membres de la CRP et de la TRÉ ainsi que des différents comités et tables régionales. De plus, l’adjoint(e) administrative est responsable des tâches liées à l’accueil et à la réception, à la gestion des appels téléphoniques et à la comptabilité.

 Principales responsabilités

• Supporte les conseillers dans leurs tâches cléricales : (75%)
  • Transcrit, corrige et effectue la mise en page de documents ;
  • Organise et participe à diverses réunions de comités et rédige les procès-verbaux;
  • Collabore à l’organisation de réunions, colloques, congrès et autres évènements;
  • Gère les réservations (salles, traiteurs, équipements, etc.);
  • Exécute des recherches, compile et prépare des données selon des demandes spécifiques.

• Comptabilité : (25%)
  • Effectue les paiements (fournisseurs, DAS, etc…);
  • Saisie de factures dans le système comptable;
  • Prépare et produit la paie;
  • Effectue la conciliation bancaire;
  • Prépare les documents pour les audits de fin d’année.

• Commande les fournitures de bureau, tient l'inventaire et assure le bon fonctionnement des équipements;
• Gestion de base du système téléphonique (postes, boîtes vocales et messages d’accueil) ;
• Gestion du site internet et outils de communication;
• Réalise toute autre tâche connexe.

 Qualifications requises

• DEC ou DEP en bureautique ou comptabilité avec une combinaison de 2 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire seront considérées;
• Expérience en communication est un atout;
• Connaissances informatiques de la Suite Office et Acomba;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit.

 Compétences et aptitudes requises

• Autonomie
• Courtoisie
• Discrétion
• Polyvalence
• Respect de la confidentialité
• Rigueur
• Sens de l’initiative
• Sens de l’organisation
• Sens des responsabilités
• Souci de la satisfaction de la clientèle
• Souci du détail

Conditions d’emploi 

• Nombre d'heures par semaine : 35
• Statut d'emploi : régulier
• Lieu de travail : Jonquière
• Salaire compétitif
• Assurances collectives
• Fonds de pension
• Congés mobiles
• Vacances selon expérience
• Horaire d’été