Adjoint/adjointe de direction
DESCRIPTION DE TÂCHES ET QUALIFICATIONS – ADJOINT À LA DIRECTION
Titre du poste : Adjoint à la direction
Supérieur immédiat : Directeur général
L’adjoint à la direction soutient la direction générale en assurant la coordination des activités administratives et opérationnelles de l’organisme.
DESCRIPTION DE TÂCHES
• Gérer les communications et les demandes administratives;
• Assurer la gestion des dossiers, des contrats et des documents administratifs;
• Organiser et mettre à jour les archives physiques et électroniques, y compris les documents confidentiels et les contrats;
• Offrir un soutien administratif et opérationnel à la direction;
• Coordonner et gérer les réservations, les tournages, les visites et les événements;
• Superviser les contrats de locataires, en assurant leur préparation, leur suivi et leur renouvellement;
• Effectuer le suivi des opérations financières, notamment la facturation, les dépôts, les paiements et les remboursements, y compris le traitement des demandes de remboursement des employés;
• Effectuer l’entrée des factures fournisseurs et clients dans Sage et préparer les paiements via AccèsD;
• Assurer le suivi et effectuer les relances concernant les paiements en retard;
• Préparer les feuilles de temps et gérer les paies via EmployeurD;
• Gérer les dossiers du personnel, incluant les congés, absences et mises à jour des informations;
• Effectuer toute autre tâche connexe.
QUALIFICATIONS REQUISES
Formation
• Diplôme d’études collégiales ou formation universitaire en administration, bureautique, gestion ou comptabilité.
Expérience
• 3 à 5 ans d’expérience en soutien exécutif et administration;
• Expérience en gestion administrative, suivi financier, facturation, paiements, paie et gestion de dossiers;
• Connaissance technique : maîtrise avancée de la suite Microsoft 365;
• Excellent français;
Qualités et aptitudes
• Disponibilité; Initiative; Entregent; Autonomie; Capacité d’adaptation; Honnêteté; Respect; Discrétion; Confidentialité; Capacité de discernement; Habileté en travail d’équipe; Bon sens d’organisation; Rigueur; Gestion du stress.
- Français parlé et écrit - Élevé
- Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Comptabilité et de gestion
- Baccalauréat 1er cycle, Sciences de l'administration - Administration des affaires
