Description de l’offre d’emploi

Tâches principales
• Gérer les agendas des dirigeants.
• Superviser la communication des dirigeants, y compris les courriels, les appels et la correspondance.
• Prise de notes, préparation des procès-verbaux, organisation et classement des documents (copies papier et électroniques).
• Servir de point de contact principal pour les dirigeants et d'intermédiaire avec les tiers, y compris, mais sans s'y limiter, les fournisseurs et les locataires.
• Assister les dirigeants dans la gestion et le suivi de divers projets.
• Gestion du bureau, y compris la commande de fournitures de bureau et la maintenance de tous les ordinateurs et logiciels de bureau.
• Contrôler les budgets pour divers projets.
• Gérer les dossiers d'assurance et la documentation y afférente.
• Gérer les dossiers des locataires et la documentation y afférente.
• Assurer la confidentialité et le suivi des dossiers sensibles.
• Gérer les comptes clients et effectuer les dépôts bancaires.
• Concilier les comptes de dépenses et les cartes de crédit.
• Préparer et transmettre divers rapports, y compris, mais sans s'y limiter, des rapports Microsoft PowerPoint.

Cette description doit être utilisée à titre de référence et englobe uniquement les tâches et responsabilités principales de l’emploi. Elle ne doit en aucune façon être interprétée comme une énumération exhaustive des responsabilités à assumer ou des tâches à accomplir.

Compétences requises
• DEC ou diplôme universitaire
• Bilinguisme (parlé/écrit) français et anglais
• 3+ ans d’expérience en administration
• Excellents compétences sociales
• Faire preuve de discrétion: Aptitude à gérer des informations confidentielles avec professionnalisme
• Organisation et gestion du temps : Capacité à prioriser et gérer plusieurs tâches et projets
• Capacité à résoudre des problèmes et de travailler sous pression et avec des échéanciers serrés
• Excellente maîtrise de Microsoft Office 365, y compris Sharepoint
• Grande capacité à travailler en autonomie et le souci du détail
• Engagement et proactivité
• Une expérience dans le domaine de l'immobilier et de la comptabilité sera un atout.

Conditions de travail
• Permanent, temps plein
• Salaire annuel : 52 000 $ (environ 33,33 $ de l'heure sur la base d'un travail de 30 heures)
• Horaires fixes: Du Lundi au Vendredi 9h00 - 16h00 avec une pause d'une heure non rémunérée
• 3 semaines de vacances (1 semaine obligatoire à Noël, déterminée par la direction)

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Executive Assistant (fully onsite) – Entry level

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